Asana

Asana je nástroj, který má pomáhat s organizací práce, ne ji komplikovat. U projektového řízení je snadné zaměnit aktivitu v nástroji za skutečný posun projektu.

Proto u podobných nástrojů vždy řeším, jestli tým ví, co do nich patří, kdo úkoly vlastní a jak se pozná, že je práce hotová. Bez těchto pravidel nepomůže ani dobré rozhraní.

Kde dává smysl

Asana dobře sedí marketingovým, produktovým nebo provozním týmům, kde je potřeba vidět, kdo na čem pracuje a co má být hotové jako další.

Hodí se pro týmy, které potřebují propojit úkoly, projekty, termíny a jednoduché workflow bez těžké metodiky.

Úkoly a odpovědnost

Dobrý projektový nástroj musí zviditelnit odpovědnost. Nestačí mít seznam úkolů; každý úkol potřebuje vlastníka, stav, prioritu a jasný další krok.

Když to chybí, tým jen přesune zmatek z e-mailu do jiné aplikace.

Rytmus týmu

Nástroj funguje nejlépe, když zapadá do pravidelného rytmu: plánování, průběžná kontrola, uzavírání úkolů a zpětné vyhodnocení.

Pokud se do něj lidé vracejí jen náhodně, data rychle zastarají a důvěra v celý systém klesá.

Na co si dát pozor

Riziko je vytvořit příliš mnoho projektů, polí a pravidel. Pak tým tráví víc času správou systému než prací samotnou.

U Asana je nejdůležitější nezačít nástrojem samotným. Nejdřív musí být jasné, jak tým pracuje, a teprve potom má smysl ladit workflow.